UNIDAD 2.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON PROJECT
Objetivo: Manejar las características generales de una herramienta de software para la gestión de proyectos públicos.
1. QUE ES EL PROJECT Y CUAL ES LA DIFERENCIA CON EL OPENPROJ
PROJECT: Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).OpenProj, es una alternativa nueva y sólida, desarrollada bajo licencia de código abierto. Asegurándonos, libertad y la garantía que nos ofrece la comunidad GNU.
Es un software libre, y se constituye en una alternativa sólida frente a Microsoft Project. Nos permite hacer casi cualquier actividad que realice su símil de Microsoft. Y es muy recomendado a la hora de reemplazar un software comercial de esta categoría, por uno de licencia GNU.Sus funciones principales, se concentran en el diseño de graficas de Gantt, diagramas de redes PERT, y muchas otras gráficas más.
2. EXPLIQUE EN UN PROYECTO QUE ES UNA TAREA?, QUE ES UN HITO?, QUE RECURSOS INTERVIENEN EN UNA TAREA?
Definir tareas del proyecto En su núcleo, un proyecto es un conjunto de tareas, cada una de las cuales representa una pieza de trabajo que debe realizarse para completar el proyecto de forma satisfactoria. las tareas deben durar por lo menos un día. En proyectos a largo plazo, las tareas probablemente durarán más. En aquellos a corto plazo, las tareas serán de una duración más corta.
Que es un hito Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto.
En el cronograma de nuestro proyecto deberían existir varios hitos que informen la fecha estimada en que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la fecha real. En muchos proyectos, se hace mención solamente de los hitos y es muy común que sólo los hitos le interesen a un comité de directores que revisa proyectos en una gran organización. En tal sentido, los hitos son la forma más abaratada de monitorear la ejecución de un proyecto.
Recursos que intervienen: Lo constituye cualquier espacio o elemento necesario para realizar una tarea.Organiza la información a cerca de:
<!--[if !supportLists]-->Ø <!--[endif]-->La asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como de materiales del proyecto.
<!--[if !supportLists]-->Ø <!--[endif]-->Ayuda a que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planeados.
<!--[if !supportLists]-->Ø <!--[endif]-->Crear un plan realista del proyecto.
<!--[if !supportLists]-->Ø <!--[endif]-->Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
<!--[if !supportLists]-->Ø <!--[endif]-->Comunicación de los resultados del proyecto.
<!--[if !supportLists]-->Ø <!--[endif]-->Evaluación del proyecto.
3. QUE ES UN PERT Y PARA QUE SIRVE
Es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.
Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia, información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.
PERT es un sistema probabilístico, ya que considera la posibilidad estadística de tres tiempos: optimista, probable y pesimista.Existen ciertas consideraciones que obligan a utilizar esta técnica:
1. Necesidad de prever hechos futuros para tomar medidas preventivas.
2. Necesidad de mejorar la eficacia de trabajo mediante métodos de controles rápidos e integrables.
3. Necesidad de métodos que permitan reducir en tiempo y costo el desarrollo de proyectos de trabajo.
4. Necesidad de métodos que ayuden a tomar decisiones más precisas.
El PERT garantiza una acuciosa planeación, programación y control de proyectos aplicados, pues proporcionan: * Una base disciplinaria de planeación.
* Un cuadro claro y fácil de entender del alcance del proyecto.
* Un método para evaluar planes y objetivos alternativos.
* Un programa realista para todas las operaciones.
* Una comunicación eficaz entre las distintas personas.
* Una indicación de actividades críticas.
* Evaluación precisa del tiempo y costo contra el programa.
* Una estructura para una mejor planeación de los recursos.
* Encauzamiento de la atención directa de las áreas críticas.
El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia.
4. EN UN DIAGRAMA DE GANTT QUE SE EXPRESA EN EL EJE HORIZONTAL:
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
5. <!--[endif]-->QUE ES UN PERT Y PARA QUE SIRVE
Es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.
Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia, información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.
PERT es un sistema probabilístico, ya que considera la posibilidad estadística de tres tiempos: optimista, probable y pesimista.
Existen ciertas consideraciones que obligan a utilizar esta técnica:
1. Necesidad de prever hechos futuros para tomar medidas preventivas.
2. Necesidad de mejorar la eficacia de trabajo mediante métodos de controles rápidos e integrables.
3. Necesidad de métodos que permitan reducir en tiempo y costo el desarrollo de proyectos de trabajo.
4. Necesidad de métodos que ayuden a tomar decisiones más precisas.
El PERT garantiza una acuciosa planeación, programación y control de proyectos aplicados, pues proporcionan:
* Una base disciplinaria de planeación.
* Un cuadro claro y fácil de entender del alcance del proyecto.
* Un método para evaluar planes y objetivos alternativos.
* Un programa realista para todas las operaciones.
* Una comunicación eficaz entre las distintas personas.
* Una indicación de actividades críticas.
* Evaluación precisa del tiempo y costo contra el programa.
* Una estructura para una mejor planeación de los recursos.
* Encauzamiento de la atención directa de las áreas críticas.
El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia.
<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->EN UN DIAGRAMA DE GANTT QUE SE EXPRESA EN EL EJE HORIZONTAL:
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
<!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->EN UN DIAGRAMA DE GANTT QUE SE EXPRESA EN EL EJE VERTICAL.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->CUALES SON LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE GANTT
Ventajas del diagrama de Gantt<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->Es muy sencilla y fácil de entender.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->Da una representación global del proyecto.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->Permite hacer sin muchas dificultades.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->Lo maneja los paquetes computacionales.
Desventajas del diagrama de Gantt.<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->No permite optimizar el desarrollo de un programa.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->No muestra las actividades críticas o claves de un proyecto.
<!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->ELABORE UN PROYECTO EN PROJECT PARA CONSTRUIR VIVIENDAS DE INTERÉS SOCIAL PARA SU MUNICIPIO. (ENTREGABLE PARA EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO).
<!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->PARA INGRESAR LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO POR QUE OPCIÓN SE LOGRA
Opcion diagrama de Gantt,PROYECTO<!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->PARA INSERTAR UNA NUEVA TAREA O RECURSO QUE OPCIÓN DEL MENÚ UTILIZA.
En la barra de herramientas dar clic en la opcion vincular tareas
<!--[if !supportLists]-->6. <!--[endif]-->PARA VER EL AVANCE, LOS INFORMES DEL PROYECTO Y SUS HERRAMIENTAS GRAFICAS QUE OPCIÓN USARÍA.
En la barra de herramientas dar clic en la opcion ver dar clic y en gantt de seguimiento.
<!--[if !supportLists]-->7. <!--[endif]-->HAGA UN COMPARATIVO ENTRE MS-*PROJECT Y OPENPROJ (OPCIONES DEL MENÚ, VENTAJAS Y DESVENTAJAS).
Ventajas de MS Project
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Seguimiento del origen de las incidencias.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Ver la repercusión de un cambio.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Experimentación con escenarios hipotéticos.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Facilidad de control de las finanzas.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Seguimiento y análisis flexibles de los proyectos.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Aprovechamiento de los gráficos y los diagramas.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Puede cambiar el color de fondo de las celdas o las filas con Resaltado de fondo de celda.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Uso de las vistas mejoradas.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Uso compartido de la información.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Obtención de ayuda cuando se necesita.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Ahorro de tiempo con las plantillas.Cree sus propias plantillas personalizadas.
Ventajas de GanttProject
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Reportes en PDF o HTML.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Organización de tareas en forma jerárquica.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Nos permite crear nuestros diagramas y asignares tiempos, recursos.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el diagrama de Pert.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Fácil aprendizaje.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Precio excelente.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Las herramientas de gestión de proyectos comerciales cuestan una gran cantidad de dinero.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->GanttProject es gratuito para cualquier propósito.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Interfaz amigable
Desventajas de MS Project
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Sólo funciona en plataformas Windows, no freeware
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->El 80% de los usuarios de MSProject usa el 20% de sus numerosas opciones.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->No se puede medir la productividad de las maquinas y las persona, tampoco rendimiento.Alto costo e inversión.
Desventajas de GanttProject
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Carece de muchas de las características adicionales que hacen de MS Project la herramienta estándar.
<!--[if !supportLists]-->· <!--[endif]-->Poca difusión entre las pequeñas y medianas empresas, para la gestión de sus proyectos
Analizando las ventajas y desventajas de ambos productos, pudimos llegar a la conclusión de que GanttProject tiene muchos puntos a favor ya que al ser una herramienta gratuita le ahorra muchos recursos a las empresas, mismos que estas pudieran utilizar para realizar otras actividades y asi ser mas productivas.
Otra de las razones por las que creemos que GanttProject es una buena opción es porque tiene solo las herramientas que generalmente se utilizan ademas de que ocupa una menor cantidad de espacio, a diferencia de MS Project.
El unico punto en desventaja que encontramos es que esta herramienta no es muy conocida, lo que provoca que no sea utilizada y corra el riesgo de quedar en el olvido.
<!--[if !supportLists]-->8. <!--[endif]-->CUALES SON LOS REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA INSTALAR OPENPROJ.
OpenProj requiere de una versión 1.5 de java como mínimo; aunque se prefiere la versión 1.6.
<!--[if !supportLists]-->9. <!--[endif]-->DESCRIBA LA RUTA DESDE DONDE SE PUEDE BAJAR EL OPENPROJ.
Se debe comprar la licencencia, y adquirir la clave para hacer la respectiva descarga
<!--[if !supportLists]-->10. <!--[endif]-->COMO SE ASIGNAN LOS RECURSOS EN MS-PROJECT Y EN OPENPROJ.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->En el menú Herramientas, elija Opciones de empresa y, a continuación, haga clic en Abrir el fondo de recursos de empresa. Se muestra el Centro de recursos.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->Para agregar un nuevo recurso al fondo de recursos de empresa, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Recursos.
<!--[if !supportLists]-->ü <!--[endif]-->Especifique los elementos siguientes sobre el nuevo recurso:
RESUMEN
Existen diferentes herramientas (software) que le sirven a los funcionarios del sector oficial para desempeñarse eficientemente en sus labores, dada su popularidad, facilidad de uso y oportunidad de aplicación en el trabajo público diario.
El software Project es importante porque permite trabajar muchos elementos del proyecto construyéndose en una herramienta pertinente para este curso.
El Project es una herramienta más generalizada, abarcando proyectos de entes gubernamentales y no gubernamentales, y de cualquier tamaño, mientras que el SSEPI se enfoca específicamente a los proyectos públicos del Estado colombiano y a los requerimientos legales del momento.
En cuanto a otras herramientas que se tiene conocimiento es la Metodología General Ajustada (MGA), en la cual se deben presentar los diferentes proyectos Municipales, Departamentales y Nacionales, como única presentación para ser aceptados, viabilizados y aprobados y así darles su cofinanciación.
Todas estas herramientas tienen su especialidad como se puede analizar, la MGA , para la presentación, el Project y el Pert, de gran utilidad para hacerle el seguimiento y evaluación a los diferentes proyectos.
Las metodologías utilizadas en la elaboración y formulación de los proyectos de interés general o particular es de suma importancia en la planeación de los programas de cualquier empresa para poder conocer en cualquier momento su situación económica, rentabilidad en pesos o en impacto social para el caso de entidades del sector oficial
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